Privacyverklaring

Inleiding

SchipVast verhuurt, verkoopt en beheert woningen in De Kempen en daarbuiten. Indien een klant een woning wil huren of kopen, hebben wij persoonsgegevens van hem/haar nodig. SchipVast verwerkt de persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. De regels voor het beschermen van privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) toezicht houdt op de naleving van de wet. SchipVast handelt binnen de kaders van de wet.

1.1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn namen, adressen, telefoonnummers en rekeningnummers. Soms aggregeren of anonimiseren we persoonsgegevens, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot personen.

1.2. Zijn klanten verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van klanten te bewaren of te verstrekken. In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens te gebruiken om een dienst of product aan te kunnen bieden. In dat geval is het gebruik van gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst of de precontractuele fase. De precontractuele fase is bijvoorbeeld het inschrijven van personen als woningzoekenden.

1.3. Gegevens verzameld bij anderen?

Ter preventie en bestrijding van overlast, woonfraude en illegale activiteiten zoals bijvoorbeeld hennepteelt ontvangen wij soms ook informatie van maatschappelijke instanties, zoals de politie.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Persoonsgegevens kunnen worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van onze klanten:

2.1. NAW en contactgegevens

Dit zijn voornamen, voorletters, achternaam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Wij gebruiken de NAW-gegevens ook van medehuurder(s) en/of medebewoner(s). Deze gegevens gebruiken wij voor:

  • Het toewijzen van onroerende zaken.
  • De uitvoering van de huurovereenkomst.
  • Het onderhoud en de reparatie van de te verhuren en te huren onroerende zaken.
  • Het kopen of verkopen van onroerende zaken.
  • Het afhandelen van geschillen en klachten.
  • Klantenservice.
  • Communicatie met huurders en kopers.
  • Onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening van SchipVast


Het verwerken van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren of aangaan van een overeenkomst of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het onderzoeken van de kwaliteit van onze dienstverlening, namelijk het verkrijgen van kennis die nodig is om onze dienstverlening te verbeteren.

2.2. Inkomensgegevens

Voor het toewijzen van een woning kan SchipVast om inkomensgegevens vragen. De woning moet immers ook qua prijsklasse aansluiten bij een klant.

2.3. Gegevens met betrekking tot de huurbetaling

Dit betreft een bankrekeningnummer, dat wij gebruiken om betalingen te incasseren (bijvoorbeeld huurpenningen) en uit te betalen (bijvoorbeeld de restitutie van een waarborgsom). Daarnaast zet SchipVast zich in om huurachterstanden te beperken. Hiervoor kunnen gegevens met betrekking tot de situatie van klanten worden verwerkt. De huurbetaling behoort tot de huurovereenkomst.

2.4. Bijzondere persoonsgegevens

Het kan nodig zijn dat wij ook bijzondere persoonsgegevens en/of gegevens van gevoelige aard van klanten van ons verwerken:

  • Gegevens over overlast en/of agressie, inclusief bewijsstukken (foto’s, film, geluidsopname, correspondentie met andere instanties dan SchipVast).
  • Gegevens over woonfraude en/of onrechtmatig gebruik van een woning.
  • Gegevens over crimineel en/of hinderlijk gedrag.


SchipVast verwerkt deze gegevens uitsluitend indien dat noodzakelijk is voor het uitvoeren en/of handhaven van de huurovereenkomst. Daarnaast kan SchipVast deze gegevens verwerken als dat gerechtvaardigd en noodzakelijk is om de belangen van de organisatie te behartigen en/of de veiligheid van medewerkers, bewoners en/of ingeschakelde derden te waarborgen. Het gerechtvaardigd belang van SchipVast om deze gegevens te verwerken, is het zorgen voor een kwalitatief goede leefomgeving, bestrijden van overlast, woonfraude en illegale activiteiten zoals bijvoorbeeld hennepteelt. De verwerking van deze gegevens vindt plaats binnen de wettelijke kaders en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is.

3. Cookieverklaring

SchipVast gebruikt cookies van Google Analytics voor websitemetingen. Hiermee wordt alleen gezien welke pagina’s worden bezocht. Er worden geen statistieken of gegevens opgeslagen over de bezoeker.

4. Delen we de gegevens met andere partijen?

SchipVast deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld aannemers die reparaties aan ons onroerend goed uitvoeren. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer of e-mailadres voor het maken van een afspraak. 

Ook werkt SchipVast samen met bijvoorbeeld de politie en deurwaarders. Dit in het kader van bijvoorbeeld het bestrijden van overlast, woonfraude, de aanwezigheid van hennepkwekerijen of het bestrijden van huurachterstanden. 

Wij willen onze dienstverlening blijven verbeteren. Daarom maken wij gebruik van een klanttevredenheidsonderzoek. Hiervoor worden namen, adressen en telefoonnummers of e-mailadressen van klanten aangewend.

SchipVast zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat organisatorisch en technische maatregelen zijn genomen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

5. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

SchipVast gebruikt persoonsgegevens alleen binnen de EU. Aangezien de AVG van toepassing is binnen de EU, zijn persoonsgegevens in beginsel altijd passend beschermd.

6. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Alle personen die werkzaam zijn bij SchipVast of ten dienste van SchipVast werkzaamheden uitvoeren en daar persoonsgegevens voor moeten gebruiken zijn verplicht tot geheimhouding, behalve als hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht (bijvoorbeeld als de politie informatie vordert). De werknemers van SchipVast hebben alleen toegang tot informatie voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie, overige informatie wordt niet aan hen verstrekt. Wij treffen daarnaast technische en organisatorische maatregelen voor het beveiligen van gegevens zodat ze niet verloren kunnen gaan en ze niet zonder reden verwerkt worden. Wij zorgen ervoor dat organisaties met wie wij persoonsgegevens delen dezelfde maatstaven aanhouden. Gaat er ondanks onze beveiliging iets mis en heeft dat nadelen voor klanten, dan informeren wij hen daarover zo snel mogelijk.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Wanneer de termijnen verstreken zijn vernietigen wij de gegevens.

8. Hoe kan een klant contact met ons opnemen?

Mocht een klant vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kan contact worden opgenomen via info@schipvast.com, door een brief te sturen naar Smaragdweg 60, 5527 LB Hapert of door te bellen naar telefoonnummer 0497 – 55 16 34.

9. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

SchipVast behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Eventuele wijzigingen blijven binnen de grenzen van de betreffende wetgeving. Alle wijzigingen worden op de website www.schipvast.com gepubliceerd.